Sicherheit für Ihren Einkauf: jeder Nachweis erklärt.
Wer Fachkräfte von einem ausländischen Dienstleister einsetzt, haftet in Deutschland an mehreren Stellen mit – für Sozialversicherungsbeiträge, für den Mindestlohn, für die Umsatzsteuer. Das ist kein Grund, es nicht zu tun. Es ist ein Grund, es mit einem Anbieter zu tun, der die Dokumente auf den Tisch legt, bevor Sie fragen.
Auf dieser Seite finden Sie jeden Nachweis, den Ihr Einkauf, Ihre Rechtsabteilung oder Ihr Steuerberater sehen will: Was ist das, warum ist es wichtig, was bekommen Sie von uns. Dazu eine Prüfliste, mit der Sie jeden Personaldienstleister prüfen können – auch uns.
Dokumente werden hier als PDF hinterlegt. Wo noch „auf Anfrage“ steht, schicken wir sie Ihnen innerhalb eines Werktags – ein Klick auf die Markierung führt zum Kontaktformular.
Hinweis: Diese Seite informiert allgemein über die Rechtslage zum angegebenen Stand und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Gesetze, Verordnungen und Beträge ändern sich; maßgeblich ist der jeweils geltende Gesetzestext. Stand: Oktober 2026.
Was ist das? Die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung der Bundesagentur für Arbeit nach § 1 AÜG. Ohne sie darf niemand gewerblich Arbeitnehmer überlassen – auch kein Unternehmen aus dem EU-Ausland.
Warum wichtig? Überlässt ein Anbieter ohne Erlaubnis, sind Überlassungsvertrag und Arbeitsvertrag unwirksam, und zwischen Ihnen und der Fachkraft entsteht kraft Gesetzes ein Arbeitsverhältnis – mit allen Pflichten. Dazu drohen Bußgelder. Es ist das erste Dokument, das ein deutscher Einkäufer von einem ausländischen Dienstleister verlangt, und das zu Recht.
Was Sie von uns bekommen: AÜG-Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit (befristet bis 23.05.2027) – die Urkunde mit dem Namen Ihres Vertragspartners liegt jedem Angebot bei. Der Überlassungsvertrag wird in Textform geschlossen, enthält die Erklärung des Verleihers, dass er die Erlaubnis besitzt (§ 12 Abs. 1 AÜG), und ist ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung bezeichnet (§ 1 Abs. 1 S. 5 AÜG); vor jedem Einsatz benennen wir Ihnen die Fachkraft namentlich (§ 1 Abs. 1 S. 6 AÜG). Liegt jedem Angebot bei
Was ist das? Der Nachweis, dass eine Fachkraft während ihres Einsatzes in Deutschland weiterhin in Litauen sozialversichert ist. Grundlage ist die EU-Verordnung 883/2004 zur Koordinierung der Sozialversicherungssysteme. Je nach Einsatz beruht die A1 auf der Entsendung (Art. 12, bis zu 24 Monate, keine Ablösung einer zuvor entsandten Person), auf der Beschäftigung in mehreren Mitgliedstaaten (Art. 13) oder auf einer Ausnahmevereinbarung der Träger (Art. 16). Welche Grundlage gilt, steht auf der Bescheinigung – auch beim Ersatz einer Fachkraft achten wir darauf, dass die A1 trägt.
Warum wichtig? Ohne A1 müssten Beiträge in Deutschland abgeführt werden – und bei einer Kontrolle durch den Zoll ist die A1 das Erste, was gefragt wird. Fehlt sie, trifft die Nachzahlung über die Subsidiärhaftung auch Sie.
Was Sie von uns bekommen: Für jede Fachkraft beantragen wir die A1 vor Einsatzbeginn bei der litauischen Sozialversicherung. Sie erhalten eine Kopie für Ihre Unterlagen; die Fachkraft trägt einen Ausdruck bei sich. Ein anonymisiertes Muster finden Sie unten. Muster auf Anfrage
Was ist das? Der gesetzliche Mindestlohn nach dem Mindestlohngesetz gilt für jede in Deutschland geleistete Arbeitsstunde – auch für entsandte Arbeitnehmer eines ausländischen Arbeitgebers. Seit dem 1. Januar 2026 liegt er bei 13,90 Euro, ab dem 1. Januar 2027 bei 14,60 Euro (Beschluss der Mindestlohnkommission vom 27. Juni 2025). Dazu kommen die Pflichten aus dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz, im Bau etwa das Urlaubskassenverfahren, und die Meldepflicht beim Zoll in den Branchen des § 2a SchwarzArbG (unter anderem Bau sowie Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe). Wer meldet, hängt von der Vertragsform ab: Im Werkvertrag meldet der Auftragnehmer als ausländischer Arbeitgeber den Einsatz vor Arbeitsbeginn über das Meldeportal-Mindestlohn an (§ 16 Abs. 1 MiLoG, § 18 Abs. 1 AEntG). In der Arbeitnehmerüberlassung in eine meldepflichtige Branche – etwa Lager und Logistik – ist die Anmeldung gesetzlich Ihre Pflicht als Entleiher (§ 16 Abs. 3 MiLoG, § 18 Abs. 3 AEntG); wir liefern Ihnen alle Angaben und bereiten die Meldung vor, Sie prüfen und senden sie ab. In Produktion und Metallverarbeitung außerhalb der genannten Branchen besteht keine Meldepflicht.
Warum wichtig? Unterschreitet ein Anbieter den Mindestlohn, haften Sie als Auftraggeber für die Differenz – netto, wie ein Bürge ohne Einrede der Vorausklage (§ 13 MiLoG in Verbindung mit § 14 AEntG). In der Arbeitnehmerüberlassung kommen die Lohnuntergrenze der Zeitarbeit (§ 3a AÜG, auch für Verleiher mit Sitz im Ausland) und der Gleichstellungsgrundsatz hinzu: gleiches Entgelt wie vergleichbare Stammbeschäftigte ab dem ersten Tag, sofern nicht ein vom Verleiher angewandter Tarifvertrag der Zeitarbeit etwas anderes regelt – in der Regel für höchstens neun Monate, mit Branchenzuschlagstarif bis zu 15 Monate (§ 8 Abs. 4 AÜG). Welche Grundlage bei uns gilt, legen wir vor Vertragsschluss offen.
Was Sie von uns bekommen: Beitrags- und Lohnnachweise für die eingesetzten Fachkräfte auf Anfrage, beschränkt auf die für Ihre Haftungsprüfung erforderlichen Angaben; im Werkvertrag die Bestätigung unserer Zoll-Meldung, in der Überlassung die vorbereitete Meldung für Ihre Anmeldung; im Angebot die transparente Darstellung, wie wir Mindestlohn, Lohnuntergrenze und Gleichstellung im Stundensatz berücksichtigen. Zur Gleichstellung brauchen wir von Ihnen eine Angabe zum Vergleichsentgelt – wir fragen vor dem Angebot danach.
Subsidiärhaftung – und wie wir sie für Sie klein halten
Was ist das? Das deutsche Recht macht den Kunden eines Personaldienstleisters zum Bürgen für dessen Pflichten: In der Arbeitnehmerüberlassung haften Sie als Entleiher für die Sozialversicherungsbeiträge der überlassenen Fachkräfte wie ein selbstschuldnerischer Bürge (§ 28e Abs. 2 SGB IV). Im Werkvertrag haften Sie als Auftraggeber für das Netto-Mindestentgelt und die Beiträge zu gemeinsamen Einrichtungen der Tarifparteien – auch für Nachunternehmer Ihres Nachunternehmers (§ 14 AEntG). Für die Lohnsteuer überlassener Arbeitnehmer kann der Entleiher nach § 42d EStG herangezogen werden. Bei der Sozialversicherung gilt: Die Beiträge laufen in Litauen (A1-Bescheinigung). Die Lohnsteuer wird in der Arbeitnehmerüberlassung in Deutschland abgeführt; im Werkvertrag richtet sie sich nach dem Doppelbesteuerungsabkommen Deutschland–Litauen – das sagen wir Ihnen im Angebot.
Warum wichtig? Diese Haftung können Sie nicht wegverhandeln. Sie können sie nur klein halten – indem Sie mit einem Anbieter arbeiten, der nachweislich zahlt, und indem Sie die Nachweise regelmäßig einfordern.
Was Sie von uns bekommen:
A1-Bescheinigung für jede Fachkraft (Beiträge laufen in Litauen).
Bescheinigung der litauischen Sozialversicherung (Sodra), dass zum Stichtag keine Beitragsrückstände bestehen – auf Anfrage.
Bescheinigung der litauischen Steuerbehörde (VMI) über die steuerliche Erfassung und Schuldenfreiheit – auf Anfrage.
Beitrags- und Lohnnachweise der eingesetzten Fachkräfte – auf Anfrage, beschränkt auf die erforderlichen Angaben.
Stundennachweise, die Sie selbst abzeichnen – so sehen Sie jederzeit, dass abgerechnete und bezahlte Stunden übereinstimmen.
Auf Wunsch einen festen Turnus (zum Beispiel quartalsweise), in dem wir Ihnen die aktuellen Bescheinigungen unaufgefordert schicken.
§ 13b UStG – Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
Was ist das? Erbringt ein Unternehmen mit Sitz in einem anderen EU-Staat eine Leistung an ein deutsches Unternehmen, schuldet im Regelfall nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer (§ 13b UStG). Begründet ein längeres Bauprojekt eine inländische Betriebsstätte, weisen wir deutsche Umsatzsteuer aus – das sagen wir Ihnen im Angebot.
Warum wichtig? Unsere Rechnung kommt im Regelfall ohne deutsche Umsatzsteuer. Ihre Buchhaltung meldet die Steuer in der Umsatzsteuer-Voranmeldung an und zieht sie – bei Vorsteuerabzugsberechtigung – im selben Zug als Vorsteuer ab. Für Sie ist das im Regelfall ein Durchlaufposten; falsch gebucht wird es zum Problem bei der nächsten Prüfung. Bitte stimmen Sie die Buchung mit Ihrem Steuerberater ab.
Was Sie von uns bekommen: Rechnungen mit dem Pflichthinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, unserer USt-IdNr. und Ihrer USt-IdNr. Bei der ersten Rechnung ein kurzes Merkblatt für Ihre Buchhaltung.
Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG (Bauabzugsteuer)
Was ist das? Erbringt ein Unternehmen in Deutschland eine Bauleistung an ein anderes Unternehmen, muss der Leistungsempfänger 15 Prozent der Rechnungssumme einbehalten und ans Finanzamt abführen (§ 48 Abs. 1 EStG) – es sei denn, der Leistende legt eine gültige Freistellungsbescheinigung des Finanzamts vor (§ 48b EStG) oder die Bagatellgrenze von 5.000 Euro im Jahr wird nicht überschritten.
Warum wichtig? Ohne Freistellungsbescheinigung müssen Sie den Abzug vornehmen – vergessen Sie es, haften Sie für den nicht einbehaltenen Betrag. Mit Bescheinigung zahlen Sie die volle Rechnung, und die Sache ist erledigt.
Was Sie von uns bekommen: Die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG mit dem Angebot für jeden Werkvertrag im Bau – ausgestellt auf Ihren Vertragspartner, der Ihnen auch die Rechnung stellt. Sie können die Gültigkeit online beim Bundeszentralamt für Steuern prüfen – wir sagen Ihnen, wie. Auf Anfrage – Versand innerhalb eines Werktags
Was ist das? Im Einsatz gelten die Arbeitsschutzvorschriften Ihres Betriebs. In der Arbeitnehmerüberlassung müssen Sie als Entleiher vor Arbeitsbeginn über Gefahren und Schutzmaßnahmen unterweisen (§ 11 Abs. 6 AÜG, § 12 Abs. 2 ArbSchG). Für Stapler gilt zusätzlich: Fahren darf nur, wer ausgebildet, mindestens 18 Jahre alt, geeignet und von Ihnen schriftlich beauftragt ist (DGUV Vorschrift 68, DGUV Grundsatz 308-001); die betriebliche Einweisung auf das Gerät findet bei Ihnen statt.
Warum wichtig? Ein Unfall ohne dokumentierte Unterweisung ist für den Entleiher ein Haftungsfall. Und Bedienernachweise aus dem Ausland ersetzen nicht die betriebliche Beauftragung.
Was Sie von uns bekommen: Fachkräfte mit persönlicher Schutzausrüstung; ab 4 Personen einen Einsatzleiter, der Ihre Unterweisung übersetzt und mit dem Team durchgeht – bei 1 bis 3 Personen übersetzen wir Ihre Unterweisung vorab schriftlich; Bedienernachweise im Profil mit Angabe der Gerätearten; arbeitsmedizinische Vorsorge bzw. Eignungsuntersuchung (zum Beispiel G25 Fahr- und Steuertätigkeit für Stapler, G41 Arbeiten mit Absturzgefahr) organisieren wir vor der Anreise, wo Ihr Einsatz sie verlangt – im Profil vermerken wir, dass sie erfolgt ist (ohne Befund); auf Wunsch eine zweisprachige Bestätigung der Unterweisung für Ihre Akten.
Was ist das? Die Norm für die Prüfung von Schweißern für Stahl. Die Prüfbescheinigung weist nach, in welchem Prozess (135 MAG, 141 WIG, 111 E-Hand), welcher Werkstoffgruppe, Blechdicke oder Rohrabmessung und welcher Position ein Schweißer geprüft wurde. Sie bleibt nur gültig, wenn Arbeitgeber oder Schweißaufsicht alle sechs Monate bestätigen, dass der Schweißer im Geltungsbereich gearbeitet hat; nach drei Jahren steht eine Wiederholungsprüfung an, alternativ eine Verlängerung um zwei Jahre auf Basis dokumentierter Prüfungen der Produktionsnähte (DIN EN ISO 9606-1:2017-12).
Warum wichtig? Wenn Ihr Qualitätssystem oder Ihr Kunde geprüfte Schweißer verlangt (etwa nach EN 1090 im Stahlbau), ist die Prüfbescheinigung Pflicht – und zwar mit dem passenden Geltungsbereich. Eine Bescheinigung für Kehlnähte in Wannenlage hilft nicht bei Rohrnähten in Zwangslage.
Was Sie von uns bekommen: Für jeden Schweißer, dessen Einsatz eine Prüfung verlangt, die Prüfbescheinigung als PDF im Profil – mit Geltungsbereich und Gültigkeit. Wir prüfen beides vor der Vorstellung und bestätigen die Halbjahresnachweise für die Dauer des Einsatzes. Muster auf Anfrage
Was ist das? Die Frage, ob ein Einsatz rechtlich ein Werkvertrag oder eine Arbeitnehmerüberlassung ist, entscheidet sich nicht an der Überschrift des Vertrags, sondern an der Praxis: Wer weist an, wer teilt ein, was wird geschuldet, wie wird abgerechnet.
Warum wichtig? Ein Werkvertrag, der in der Praxis wie Überlassung gelebt wird, ist eine verdeckte Arbeitnehmerüberlassung – im Bau zudem eine verbotene. Die Folgen treffen beide Seiten, den Kunden eingeschlossen.
Was Sie von uns bekommen: Eine Leistungsbeschreibung, die das Gewerk abgrenzt; einen Einsatzleiter, über den alle Weisungen laufen; Abrechnung nach Leistung; und vor Baubeginn ein kurzes Gespräch mit Ihrer Bauleitung, wie die Zusammenarbeit im Alltag aussieht – damit nicht der Polier aus Gewohnheit unsere Leute direkt einteilt.
Prüfliste: Woran Sie einen seriösen Personaldienstleister erkennen.
Zehn Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten – auch uns. Wer bei zwei oder drei davon ausweicht, ist der falsche Partner für einen Einsatz, bei dem Sie mithaften.
1Haben Sie eine AÜG-Erlaubnis, und auf welches Unternehmen lautet sie?
Verlangen Sie die Urkunde, nicht die Zusicherung. Prüfen Sie, ob das Unternehmen auf der Urkunde dasselbe ist wie auf dem Vertrag.
2Bekomme ich für jede Fachkraft eine A1-Bescheinigung vor Einsatzbeginn?
Nicht „auf Anfrage“, nicht „nach Einsatzbeginn“. Vorher.
3Wer ist Arbeitgeber der Fachkräfte, und wo werden Lohn und Beiträge gezahlt?
Die Antwort muss ein Unternehmen mit Adresse sein, kein „Partner“.
4Wie stellen Sie Mindestlohn und Gleichstellung sicher, und können Sie es belegen?
Lohnabrechnungen, Zahlungsnachweise, Bescheinigungen der Sozialversicherung.
5Bieten Sie Arbeitnehmerüberlassung auf der Baustelle an?
Wenn ja: Finger weg. § 1b AÜG.
6Was steht im Stundensatz, und was kommt obendrauf?
Unterkunft, Fahrten, Verwaltungsgebühren, Zuschläge. Ein seriöser Anbieter nennt einen Preis und sagt, was drin ist.
7Was passiert, wenn jemand nicht passt – und wie schnell?
Eine Frist in Werktagen, kein „so schnell wie möglich“.
8Wer ist mein Ansprechpartner vor Ort, und welche Sprache spricht er?
Ein Einsatzleiter oder Ansprechpartner mit Telefonnummer, der Deutsch oder Englisch spricht – und eine klare Regel, ab wie vielen Personen er vor Ort ist.
9Bekomme ich vor der Anreise ein Profil jeder Fachkraft?
Mit Qualifikation, Prüfungen, Sprachen – nicht nur einen Namen.
10Gibt es ein Impressum mit Firmierung, Adresse, Register- und Steuernummer?
Klingt banal, fehlt bei ausländischen Anbietern aber erstaunlich oft. Unser Impressum nennt Firmierung, Anschrift, Unternehmenscode, USt-IdNr. und Geschäftsführung der Betreiberin dieser Website; die vollständigen Angaben Ihres Vertragspartners stehen in jedem Angebot. Registerauszüge schicken wir auf Anfrage.
Unsere Antworten auf alle zehn Fragen stehen auf dieser Seite. Fehlt Ihnen eine, schreiben Sie uns.
Was Sie vor der Unterschrift klären sollten.
Fünf Punkte, die später Zeit und Geld sparen.
Vertragsform und VertragspartnerÜberlassung oder Werkvertrag – und damit Ihr Vertragspartner, mit Firmierung, Anschrift, Register- und USt-Nummer. Steht auf dem Angebot.
Vergleichsentgelt (nur Überlassung)Was verdient ein vergleichbarer eigener Mitarbeiter? Wir brauchen die Zahl für eine saubere Kalkulation – Equal Pay ab dem ersten Tag, sofern kein anwendbarer Tarifvertrag der Zeitarbeit etwas anderes regelt.
Zoll-Anmeldung (nur in meldepflichtigen Branchen)Lager und Logistik, Bau: Wer meldet – wir im Werkvertrag, Sie als Entleiher in der Überlassung (mit unseren Angaben).
Einsatzdauer und VerlängerungHöchstüberlassungsdauer 18 Monate im Blick, Übernahmeoption vorab geregelt.
Unterweisung und BeauftragungenWer unterweist wann, welche Bedienernachweise braucht Ihr Betrieb, wer stellt welche Ausrüstung.
Stundennachweis und RechnungslaufWer zeichnet ab, bis wann, welches Zahlungsziel.
Ihr Einkauf oder Ihre Rechtsabteilung hat eine Frage, die hier nicht beantwortet ist? Schreiben Sie uns – wir antworten mit dem Dokument, nicht mit einer Floskel.